隨著現(xiàn)代企業(yè)采購管理越來越嚴(yán)格規(guī)范，招標(biāo)采購方式被廣泛采用。其中，招標(biāo)代理公司承擔(dān)著招標(biāo)策劃、招標(biāo)文件編制、評(píng)標(biāo)組織等專業(yè)工作，涉及多企業(yè)、多標(biāo)的物的技術(shù)、價(jià)格、競(jìng)爭(zhēng)等大量信息。如何對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和專家經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行高效組織和科學(xué)管理，成為企業(yè)更快、更好發(fā)展的關(guān)鍵。
從招投標(biāo)工作的全生命周期來看，接受甲方企業(yè)委托之后，招標(biāo)代理公司最重要的工作是招標(biāo)文件編制并啟動(dòng)發(fā)售，這項(xiàng)工作往往由項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)。整個(gè)招標(biāo)文件準(zhǔn)備過程十分冗雜繁重，工作流標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、精細(xì)化水平亟需提高。
招標(biāo)文件管理，難在哪里
招標(biāo)文件往往是以國家標(biāo)準(zhǔn)文件為基礎(chǔ)，通過對(duì)國家標(biāo)準(zhǔn)文件、國家法律法規(guī)、集團(tuán)管理制度和歷史招標(biāo)文件進(jìn)行解構(gòu)，再重構(gòu)形成的文件。按照金字塔結(jié)構(gòu)，標(biāo)準(zhǔn)文件由法律、管理和經(jīng)濟(jì)技術(shù)三個(gè)部分組成。
招標(biāo)文件質(zhì)量依賴項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)務(wù)水平和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，重要章節(jié)或條款缺漏、存在歧視性條款、投標(biāo)響應(yīng)時(shí)間要求不合規(guī)等問題時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致招標(biāo)過程中需要多次發(fā)布澄清，甚至?xí)苯訉?dǎo)致招標(biāo)工作的延期或取消。
范本，作為招標(biāo)文件編制時(shí)參考使用的示范性文本，如果運(yùn)用得當(dāng)，將極大地提升招標(biāo)文件編制效率。對(duì)于招標(biāo)代理公司來說，在實(shí)際工作場(chǎng)景中，范本應(yīng)用主要存在這些難題：
1. 范本編制難
（1）一次范本編制往往需要30人以上團(tuán)隊(duì)投入大半年時(shí)間，還需要?jiǎng)佑么罅客獠繉＜业闹С郑臅r(shí)耗力；
（2）范本編制涉及人數(shù)眾多，但歷史的編制經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)資料無法得到充分利用，難以進(jìn)行工作協(xié)同。
2. 范本更新難
（1）范本更新是一件長效工作，但往往沒有專人負(fù)責(zé)，時(shí)效性也難以保證；
（2）隨著范本編寫總量越來越大，單純依賴人工手動(dòng)修改范本，工作量太大且容易遺漏出錯(cuò)。
3. 范本管理難
（1）招標(biāo)代理公司的架構(gòu)復(fù)雜，常常要多個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，缺乏統(tǒng)一的流程協(xié)作平臺(tái)維護(hù)范本；
（2）范本審核及修改意見難以跟蹤和反饋。
4. 范本應(yīng)用難
（1）常規(guī)的范本格式難以得到充分應(yīng)用，失去了示范意義。集團(tuán)總部與分子公司各自為戰(zhàn)，錯(cuò)誤頻出；
（2）一份招標(biāo)文件在5萬到10萬字，是否嚴(yán)格使用范本，人工難以檢查、跟蹤。
因此，對(duì)于招標(biāo)代理公司來說，只有建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、功能齊全、應(yīng)用智能的范本及招標(biāo)文件編制體系，才能系統(tǒng)性提升招標(biāo)工作中各類文件編寫的質(zhì)量和效率。
一個(gè)系統(tǒng)，智能提升范本與招標(biāo)文件編制效率
近年來，人工智能技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，在趨勢(shì)預(yù)測(cè)、語義理解、文本生成等場(chǎng)景應(yīng)用中均有良好表現(xiàn)。同時(shí)，隨著法規(guī)制度不斷完善、代理資質(zhì)陸續(xù)取消，招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)在法制化、規(guī)范化、電子化長足發(fā)展的基礎(chǔ)上，也逐漸呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、智能化等新趨勢(shì)。
基于知識(shí)圖譜、自然語言處理、圖像識(shí)別等人工智能技術(shù)在各項(xiàng)招標(biāo)活動(dòng)中的應(yīng)用，招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生！面向招標(biāo)代理公司，招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)智能化、標(biāo)準(zhǔn)化招標(biāo)文件編制為核心目標(biāo)，有效提升了策劃、招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、合同履約等招標(biāo)全過程的管控能力。
招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)主要基于兩類數(shù)據(jù)進(jìn)行招標(biāo)范本及文件的智能編制。第一類是招標(biāo)代理公司內(nèi)部現(xiàn)有的歷史數(shù)據(jù)，如調(diào)研報(bào)告、范本、模板文件、招標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)格書、操作手冊(cè)、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、投標(biāo)文件等，其中包含了大量招標(biāo)代理公司的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，是知識(shí)管理系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)輸入。第二類是外部數(shù)據(jù)，如法律法規(guī)、行業(yè)政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等，對(duì)招標(biāo)代理公司的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效補(bǔ)充，進(jìn)一步豐富了招標(biāo)代理公司的數(shù)據(jù)來源。
在此基礎(chǔ)上，招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)主打知識(shí)結(jié)構(gòu)化、智能化、模塊化，通過自然語言處理技術(shù)抽取提煉關(guān)鍵要素，按照應(yīng)用領(lǐng)域、背景、使用、屬性等特征構(gòu)成招標(biāo)范本知識(shí)庫，融合了智能引用、修改、細(xì)化、補(bǔ)充等功能。在范本基礎(chǔ)上，用戶甚至可以直接通過填空或者選擇的形式完成招標(biāo)文件編制，編制文件的效率大幅提升，過程也更加輕松。
1. 讓范本編制更智能
招標(biāo)范本的生成邏輯是較為固定的，特別是國家法律法規(guī)、公司管理制度這些標(biāo)準(zhǔn)條款。招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)基于人工智能技術(shù)從發(fā)改委標(biāo)準(zhǔn)文件、公司管理制度中提取挖掘關(guān)鍵信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)法律及制度的套用、引用及驗(yàn)證，再結(jié)合標(biāo)的物的經(jīng)濟(jì)技術(shù)部分要求，智能生成公司級(jí)的招標(biāo)范本的各個(gè)模塊。招標(biāo)管理公司結(jié)合實(shí)際項(xiàng)目需求，就能快速完成一個(gè)又一個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)文件，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)文件編制質(zhì)量和效率的雙提升。
2. 讓范本更新更及時(shí)
隨著范本數(shù)量增加，人工更新的難度會(huì)大幅增加。在招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)中，法律范本是管理范本的基礎(chǔ)，管理范本是經(jīng)濟(jì)技術(shù)范本的基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)技術(shù)范本是標(biāo)準(zhǔn)范本的基礎(chǔ)。這種模塊化編寫邏輯的優(yōu)勢(shì)是，當(dāng)法律、管理和經(jīng)濟(jì)技術(shù)部分有更新時(shí)，AI技術(shù)可以進(jìn)行自動(dòng)化更新，極大提高了標(biāo)準(zhǔn)文件的更新效率，從根源上解決了范本更新時(shí)效性不足、耗費(fèi)大量人工等問題。
3. 讓范本管理更簡(jiǎn)單
招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)基于人工智能技術(shù)建立滿足不同場(chǎng)景的知識(shí)規(guī)則或知識(shí)模型，實(shí)現(xiàn)了范本的全生命周期管理。如通過建立智能檢查規(guī)則，完成范本、標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等各個(gè)階段文件的自動(dòng)檢查，變事后檢查為事中檢查，全面提升招標(biāo)代理公司在招標(biāo)過程中文本編輯、審核、評(píng)價(jià)等專業(yè)性工作的準(zhǔn)確性，使整個(gè)招標(biāo)文件編制的管理過程可追溯。
4. 讓范本應(yīng)用更規(guī)范
招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)應(yīng)用了大量自然語言處理、深度學(xué)習(xí)、知識(shí)圖譜等技術(shù)，為招標(biāo)代理公司提供業(yè)務(wù)信息抽取、最佳語句推薦、標(biāo)的物地圖、關(guān)鍵詞抽取等一系列功能。用戶可以快速、智能獲取招標(biāo)文件編制時(shí)常用的數(shù)據(jù)素材，實(shí)現(xiàn)人與人、人與知識(shí)的快速鏈接。在一個(gè)系統(tǒng)的支撐下規(guī)范應(yīng)用范本，快速提升員工整體工作水平的同時(shí)，也將大大提升招標(biāo)代理公司整體的業(yè)務(wù)效率。
作為典型的知識(shí)密集型企業(yè)，大多數(shù)招標(biāo)代理公司因缺乏有效的落地方案，暫未將大量分散的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和寶貴的專家經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化成知識(shí)，直接造成了知識(shí)獲取難和經(jīng)驗(yàn)分享難的局面。
招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)通過人工智能技術(shù)完成招標(biāo)文件編制，幫助招標(biāo)代理公司有效管理現(xiàn)有知識(shí)，智能生成好用、易用的新知識(shí)，共享業(yè)務(wù)專家經(jīng)驗(yàn)、沉淀公司知識(shí)資產(chǎn)，進(jìn)而全面增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的協(xié)同工作能力和個(gè)人技能素質(zhì)，將大大提高企業(yè)在招投標(biāo)領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)力。
目前，招標(biāo)文件智能輔助生成系統(tǒng)已經(jīng)服務(wù)了多家頭部招標(biāo)代理公司，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理而言，一份耗時(shí)2天的招標(biāo)文件，如今只需要3個(gè)小時(shí)就可以快速完成編制，在提升效率的同時(shí)，準(zhǔn)確率也得到了保證，最大可能地減少了廢標(biāo)事件的發(fā)生。
如果作為招標(biāo)代理公司的你，也希望解決招標(biāo)文件編制的難題，歡迎垂詢010-64934028。
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